Παρ’ όλα αυτά, υπάρχουν πολλά που πρέπει να ξέρουμε σχετικά με τις τεχνικές που εφαρμόζονται για την κατάστρωση σχεδίων, σχεδίων που θα κάνουν τα όνειρά μας πραγματικότητα. Ένα αρχικό βήμα είναι να κατανοήσουμε τους βασικούς όρους που σχετίζονται με το θέμα.
Σχέδιο είναι μια περιγραφή των γενικών, βραχυπρόθεσμων επιδιώξεων, τις οποίες κάποιος επινοεί προκειμένου να χειριστεί μια συγκεκριμένη περιοχή. Ένα σχέδιο αποσκοπεί να αποκαταστήσει τις συνθήκες σε μια περιοχή, όταν αυτές δεν είναι ιδανικές, ή να αναπτύξει την περιοχή ή να εμποδίσει ή να ανατρέψει μια αντίθετη δύναμη να επεκταθεί.
Για να διεκπεραιωθεί ένα σχέδιο, χρειάζεται να αναλύσουμε τις συγκεκριμένες ενέργειες που είναι απαραίτητες για να επιτύχουμε το σκοπό του σχεδίου. Αυτό γίνεται με τη χρήση ενός προγράμματος.
Πρόγραμμα είναι μια σειρά διαδοχικών βημάτων για τη διεκπεραίωση ενός σχεδίου. Η σύνταξη ενός προγράμματος απαιτεί να υπάρχει από πριν ένα σχέδιο, ακόμα κι αν αυτό υπάρχει μόνο στο μυαλό του ατόμου που γράφει το πρόγραμμα. Κάθε βήμα του προγράμματος ονομάζεται στόχος.
Ένα πρόγραμμα αποτελείται από στόχους. Στόχος είναι μια ενέργεια στην οποία θα πρέπει να προβούμε, προκειμένου να πετύχουμε έναν επιθυμητό αντικειμενικό σκοπό.
Υπάρχουν στόχοι διαφορετικής αξίας. Δεν έχουν όλοι την ίδια αξία ή σπουδαιότητα. Καθένας απ’ αυτούς περιγράφεται παρακάτω.
Ευρύτερος στόχος
Ευρύτερος στόχος είναι η συνολική επιδίωξη που αναλαμβάνουμε να φέρουμε εις πέρας. Αυτός ο στόχος είναι πολύ γενικευμένος. Για παράδειγμα: «Να εκπαιδευτώ ανάλογα και ν’ ασχοληθώ με την εξάσκηση της Σαηεντολογίας».
Άλλα παραδείγματα, σε διαφορετικά πεδία, είναι:
«Να γίνουν οι απαραίτητες ενέργειες ώστε όλα τα μηχανήματα και ο εξοπλισμός της εταιρείας να λειτουργούν».
«Να αποκτήσουμε, να εξοπλίσουμε, να ετοιμάσουμε και να χρησιμοποιήσουμε ένα κατάλληλο ακίνητο και τις εγκαταστάσεις του σε λογικά χαμηλό κόστος».
«Να γίνεται παράδοση βιβλίων από ταχυδρομική παραγγελία σε πελάτες καθώς και σε μαγαζιά ή διανομείς».
Στοιχειώδεις στόχοι
Οι στοιχειώδεις στόχοι ασχολούνται με τα βήματα που πρέπει να τηρούνται σχετικά με την οργάνωση, το προσωπικό και τις επικοινωνίες. Αυτά αποτελούν μια ομάδα στόχων που «εξυπακούονται», αλλά, αν τους παραβλέψουμε, δε θα υπάρξει δράση.
Ο πρώτος απ’ αυτούς είναι: ΝΑ ΒΡΙΣΚΕΤΑΙ ΚΑΠΟΙΟΣ ΕΚΕΙ.
Έπειτα: Ο ΣΚΟΠΟΣ Ν’ ΑΞΙΖΕΙ ΤΟΝ ΚΟΠΟ.
Έπειτα: ΝΑ ΑΝΑΛΑΜΒΑΝΕΙ ΚΑΠΟΙΟΣ ΕΥΘΥΝΗ ΓΙΑ ΤΟ ΧΩΡΟ Ή ΤΗΝ ΕΝΕΡΓΕΙΑ
Έπειτα: Η ΜΟΡΦΗ ΤΟΥ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ ΝΑ ΕΧΕΙ ΣΧΕΔΙΑΣΤΕΙ ΚΑΛΑ.
Έπειτα: Η ΜΟΡΦΗ ΤΟΥ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ ΝΑ ΔΙΑΤΗΡΕΙΤΑΙ Ή ΝΑ ΚΑΘΟΡΙΖΕΤΑΙ ΕΚ ΝΕΟΥ.
Έπειτα: Ο ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΣ ΝΑ ΛΕΙΤΟΥΡΓΕΙ.
Αν έχουμε τους παραπάνω στόχους που «εξυπακούονται», μπορούμε να προχωρήσουμε. Αν όμως τους εγκαταλείψουμε ή δεν τους υποκαταστήσουμε με κάτι άλλο, τότε όποιοι στόχοι κι αν τεθούν από κει κι ύστερα θα είναι προβληματικοί ή δε θα πραγματοποιηθούν καθόλου.
Στα παραπάνω, μπορεί να υπάρχει η ανάγκη να επιβεβαιώνουμε διαρκώς την ύπαρξη ενός ή περισσοτέρων από τους στόχους που «εξυπακούονται», ΤΗ ΣΤΙΓΜΗ ΠΟΥ προσπαθούμε να ξεκινήσουμε κι άλλους στόχους.
Μερικά παραδείγματα στοιχειωδών στόχων θα ήταν τα εξής:
«Δέξου τη δουλειά που σου αναθέτουν».
«Διαβάστε και κατανόησε το πρόγραμμα που θα κάνεις».
Ζωτικοί Στόχοι
Ζωτικός στόχος είναι κάτι που πρέπει να γίνει, γιατί αλλιώς δεν μπορούμε καν να λειτουργήσουμε.
Αυτό χρειάζεται επιθεώρηση τόσο της περιοχής στην οποία λειτουργούμε όσο και των παραγόντων ή του εξοπλισμού. ή της οργάνωσης με τα οποία λειτουργούμε
Στη συνέχεια βρίσκουμε εκείνα τα σημεία (μερικές φορές καθώς λειτουργούμε) τα οποία παρεμποδίζουν ή απειλούν τη μελλοντική επιτυχία. Και ορίζουμε τους στόχους μας με βάση την υπερνίκηση των κρίσιμων σημείων.
Ακολουθούν μερικά παραδείγματα αυτών των στόχων:
«Εξέτασε τις περιστάσεις από τη δική σου άποψη και μη δέχεσαι τα λεγόμενα κάποιου άλλου».
«Να δέχεσαι εντολές μόνο από τον άμεσο προϊστάμενό σου και από κανέναν άλλο».
«Μην αφήσεις να ατονήσει η προμήθεια βιβλίων στη χώρα, όσο η διαφημιστική εκστρατεία βρίσκεται σε εξέλιξη» .
Διατήρησε υψηλό επίπεδο ηθικής συμπεριφοράς και δώσε κατ’αυτόν τον τρόπο το άριστο παράδειγμα στους άλλους.»
Εξαρτώμενοι στόχοι
Ένας εξαρτώμενος στόχος γίνεται για να ανακαλύψουμε δεδομένα, για το εάν ένα έργο μπορεί να γίνει, που μπορεί να γίνει κλπ.
Θα έχετε δει ανθρώπους να εργάζονται σ’ όλη τους τη ζωή για να «γίνουν πλούσιοι» ή κάτι παρόμοιο, έτσι ώστε να «γυρίσουν τον κόσμο», και ποτέ να μην τα καταφέρνουν. Κάποιος άλλος αποφασίζει να «γυρίσει τον κόσμο» και βάζει κατευθείαν πλώρη και το κάνει. Έτσι, υπάρχει ένα είδος στόχου που είναι γνωστός ως εξαρτώμενος στόχος: Αν μπορούσα μόνο να __________, τότε θα μπορούσαμε να __________, κι έτσι θα καταφέρναμε να _________. Δεν υπάρχει τίποτε το κακό σ’ αυτό, φυσικά, μέχρι τη στιγμή που γίνεται εξωπραγματικό.
Υπάρχει μια ολόκληρη κατηγορία εξαρτώμενων επιδιώξεων οι οποίες δεν περιέχουν καθόλου τη λέξη ΑΝ. Αυτές είναι θεμιτές επιδιώξεις. Περιέχουν πολλά ΘΑ: «Θα _____ και μετά _____ ».
Μερικές φορές εμφανίζονται ξαφνικές « ευκαιρίες » και πρέπει κανείς να τις εκμεταλλευτεί γρήγορα. Αυτό είναι μόνο «καλή τύχη». Όταν τυχαίνει, τη χρησιμοποιεί κανείς και καταρτίζει γρήγορα νέα σχέδια. Αλλά αν υπολογίζει κανείς στην «καλή του τύχη» ως λύση, χτίζει στην άμμο.
Ένα άλλο παράδειγμα εξαρτώμενου στόχου είναι:
«Θα πάμε εκεί και θα δούμε αν η περιοχή μάς εξυπηρετεί».
Ένα άλλο παράδειγμα εξαρτώμενου στόχου είναι:
«Αν η αρχειοθέτηση έχει μείνει πίσω, τότε προγραμμάτισε λίγη ώρα κάθε μέρα κατά την οποία οι υπάλληλοι της εταιρείας θα βοηθούν στην αρχειοθέτηση των εγγράφων στους σωστούς φακέλους».
Όλοι οι εξαρτώμενοι στόχοι συνίστανται βασικά στη συγκέντρωση δεδομένων –ως αρχική ενέργεια–, και, αν είναι επιτρεπτό, ακολουθεί η ανάληψη δράσης.
Στόχοι λειτουργίας
Ένας στόχος λειτουργίας ορίζει την κατεύθυνση προς την οποία θα πρέπει να κινηθούμε και την προσδιορίζει. Συνήθως περιλαμβάνει την ημερομηνία πριν από την οπο ία θα πρέπει να ολοκληρωθεί, έτσι ώστε να ενσωματώνεται με τους άλλους στόχους.
Μερικές φορές ο χρόνος ορίζεται ως «ΠΡΙΝ ΑΠΟ _____». Και μπορεί να μην ορίζεται χρόνος για το γεγονός «πριν από» το οποίο θα πρέπει να γίνει. Έτσι, αντιμετωπίζεται ως κάτι επείγον «για καλό και για κακό».
Ακολουθούν μερικά παραδείγματα στόχων λειτουργίας:
«Να διαφημιστούν βιβλία σε τοπικά περιοδικά που έχουν ως συνδρομητές άτομα που ανήκουν σ’ εκείνη την κατηγορία κοι νού που θα ενδιαφερόταν γι’ αυτά τα βιβλία».
«Να προσληφθούν εργάτες τη ς περιοχής για να φτιάξουν τσιμεντόλιθους για τους τοίχους ».
«Να καθοριστεί με ποιον τρόπο θα μπορούμε να ταχυδρομούμε το ενημερωτικό δελτίο της εταιρείας στα παραρτήματα, με το χαμηλότερο δυνατό κόστος.»
«Να καθαριστεί η προεδρική σουίτα.»
«Ο υπάλληλος για τις εξωτερικές δουλειές να μεταφέρει την απαντημένη αλληλογραφία κατευθείαν στα κεντρικά γραφεία».
Στόχοι Παραγωγής Ακολουθούν μερικά παραδείγματα στόχων παραγωγής:
Ο καθορισμός της ποσότητας παραγωγής, συνήθως σε σχέση με το χρόνο, αποτελεί το στόχο παραγωγής.
Ακολουθούν μερικά παραδείγματα στόχων παραγωγής:
«Τα δίδακτρα του επόμενου χρόνου να μπουν στην άκρη μέχρι τον Ιούνιο».
«Να δεθούν πενήντα χιλιάδες βιβλία μέχρι το τέλος του μήνα».
Επειδή οι στατιστικές είναι ο καθρέφτης της παραγωγής, ένας οργανισμός ή μια ασχολία μπορεί να δίνει τόση προσοχή στους ΣΤΟΧΟΥΣ ΠΑΡΑΓΩΓΗΣ, που να μην ορίζει εξαρτώμενους στόχους, στόχους λειτουργίας ή στοιχειώδεις στόχους. Όταν συμβαίνει αυτό, η παραγωγή κινδυνεύει να καταρρεύσει λόγω έλλειψης σχεδίων που διατυπώνονται σε άλλα είδη επιδιώξεων.
Αν η παραγωγή αποτελεί το μοναδικό είδος στόχου, μπορεί να απορροφά την προσοχή τόσο πολύ που οι εξαρτώμενοι στόχοι, ακόμη κι όταν ορίζονται, να παραμελούνται εντελώς. Τότε οι στόχοι λειτουργίας και οι στοιχειώδεις στόχοι γίνονται πολύ εξωπραγματικοί και οι στατιστικές ΠΕΦΤΟΥΝ.
ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΕΙΣ, ΝΑ ΕΡΕΥΝΗΣΕΙΣ, ΝΑ ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΣΕΙΣ ΔΕΔΟΜΕΝΑ ΚΑΙ ΝΑ ΟΡΙΣΕΙΣ ΣΤΟΧΟΥΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΚΑΙ ΣΤΟΙΧΕΙΩΔΕΙΣ ΣΤΟΧΟΥΣ, ΓΙΑ ΝΑ ΜΠΟΡΕΣΕΙΣ ΝΑ ΟΡΙΣΕΙΣ ΣΤΟΧΟΥΣ ΠΑΡΑΓΩΓΗΣ.
Ένας συνήθης λόγος που οι στατιστικές παραγωγής είναι χαμηλές είναι η εξαφάνιση των στοιχειωδών στόχων. Οι τελευταίοι παύουν να τηρούνται, και κανείς δεν παρατηρεί ότι αυτό επηρεάζει σοβαρά την παραγωγή. Η παραγωγή εξαρτάται από την τήρηση προηγούμενων στόχων.
Ακολουθεί μια περιεκτική περίληψη των διαφορετικών ειδών στόχων που συνθέτουν ένα πρόγραμμα.
ΕΙΔΗ ΣΤΟΧΩΝ |
|
| ΚΥΡΙΟΙ ΣΤΟΧΟΙ |
Η ευρεία, γενική φιλοδοξία, που καλύπτει, πιθανώς, μια μεγάλη και υπολογισμένη μόνο κατά προσέγγιση χρονική περίοδο. Όπως: «Να αποκτήσουμε μεγαλύτερη ασφάλεια» ή «Να αυξήσουμε το προσωπικό του οργανισμού στους πενήντα υπαλλήλους». |
| ΣΤΟΙΧΕΙΩΔΕΙΣ ΣΤΟΧΟΙ |
Πρόκειται για επιδιώξεις που αφορούν την οργάνωση, το προσωπικό και τις επικοινωνίες. Αυτές πρέπει να τηρούνται. Αποτελούν την κατηγορία στόχων που ασχολείται με τα τα τέρµιναλτις διάφορες μορφές επικοινωνίας, τον εξοπλισμό και τα οργανογράμματα. Παράδειγμα: «Να ορίσουμε κάποιον υπεύθυνο για την οργάνωση και να τον βάλουμε να καθορίσει τους υπόλοιπους στοιχειώδεις στόχους» ή «Να εγκαταστήσουμε εκ νέου το αρχικό σύστημα επικοινωνίας το οποίο έχει εγκαταλειφθεί». |
| ΖΩΤΙΚΟΙ ΣΤΟΧΟΙ |
Εκείνοι που πρέπει να γίνουν γιατί αλλιώς δεν μπορούμε καν να λειτουργήσουμε. Βασίζονται σε μια επιθεώρηση του χώρου στον οποίο λειτουργούμε. |
| ΕΞΑΡΤΩΜΕΝΟΙ ΣΤΟΧΟΙ |
Εκείνοι που εισάγουν την επιλογή «ΕΙΤΕ... ΕΙΤΕ», για να βρούμε δεδομένα ή αν ένα έργο μπορεί να γίνει, ή για να καθοριστεί το «πού» ή το «από ποιον». |
| ΣΤΟΧΟΙ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ |
ΣΤΟΧΟΙ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ: Εκείνοι που εκθέτουν οδηγίες και ενέργειες ή ένα πρόγραμμα ή χρονοδιάγραμμα. |
| ΣΤΟΧΟΙ ΠΑΡΑΓΩΓΗΣ |
Εκείνοι που ορίζουν ποσότητες όπως οι στατιστικές. |