Mi a szervezés?

A legtöbb embernek olyan sok képzete társul a „szervezés” szóhoz, hogy nem egy dinamikus tevékenységnek gondolja, hanem egy identitást vagy egy lényt ért alatta.

Nézzük meg, mi is ez valójában.

Vegyünk egy halom piros, fehér és kék gyöngyöt. Szervezzük meg őket.

Most rajzoljuk meg a szervezési táblát. Röviden, egy szervezési tábla megmutatja a feladatköröket, a kötelességeket, a kommunikációs útvonalakat, a tevékenységek sorrendjét és a szervezet vezetőit.

Zúdítsuk az összes gyöngyöt egy felelős fejére, zűrzavaros összevisszaságban.

A felelősnek ahhoz, hogy kiássa magát, nyilvánvalóan irányítania kell őket. Így ezt kapjuk:

Ezáltal sok mindent megtudunk abból, amit egy felelős tesz. Irányít. Típusokra vagy osztályokra bontja a dolgot vagy tevékenységet.

Eddig ez egy mozgás nélküli szervezet.

Termékekkel kell rendelkeznünk. Terméken egy kész dolgot értünk, amely az adott tevékenységen belül vagy kívül csereértékkel rendelkezik. Ez lehet egy szolgáltatás vagy árucikk, amelyet átadtak valakinek a szervezeten kívül vagy a szervezet egy másik tagjának.

Tegyük fel, hogy a szervezet termékei kifúrt gyöngyök, felfűzött gyöngyök és csomagolt gyöngyök.

Ekkor ezt kapnánk:

Vagy ezt kapnánk:

Vagy ezt kapnánk:

Nem különösebben fontos, melyik szervezésitábla-mintát használjuk, amennyiben kezeli a gyöngymennyiséget.

Ha mindössze egyetlen személyünk lenne ebben a „szervezetben”, még neki is rendelkeznie kellene némi elképzeléssel a szervezésről és valamiféle szervezési táblával.

Bármilyen nagyobb mennyiség kezeléséhez embereket kell hozzáadnunk. Ha ezt szervezési tábla nélkül tesszük, akkor zűrzavart is adunk hozzá.

Egy szervezet szervezési tábla nélkül a túlterhelés, valamint a keresztirányú áramlások és áramlatok következtében tönkremegy. Amikor ezek nincsenek összhangban egymással, zűrzavarrá válnak.

A zűrzavar nem más, mint rendszertelen részecskeáramlás (részecske = testek, kommunikációk vagy más dolgok). A részecskék összeütköznek, visszapattannak egymásról, és a területen BELÜL maradnak. Így nincs termék, mivel ahhoz, hogy termékünk legyen, valaminek KI kell áramolnia.

Most két dolgot figyelhetünk meg. Vannak stabil pontok. Ezek helyek vagy posztok (elvégzendő munkakörök, tisztségek egy csoportban vagy szervezetben). És vannak áramló pontok, amelyek átalakuláson mennek keresztül.

Vagyis a szervezetben lévő pozíciók megváltoztatják az áramló részecskéket.

A részecskék sorrendben áramolnak.

A dolgok belépnek egy szervezetbe, átalakulnak, és kiáramlanak a szervezetből.

Egy szervezet, amely csupán egyfajta dolgot kezel (piros gyöngyök), kevésbé összetett, mint egy olyan, amely többféle dolgot kezel.

Minden tevékenységnek megvan a cselekvési sorrendje. Stabil pontokkal kell rendelkeznie, amelyek nem áramlanak, azért, hogy kezeljék azokat a dolgokat, amelyek viszont áramlanak.

Nem szükséges, hogy egy stabil terminál csak egyfajta dolgot csináljon. De ha nem csak egyet kezel, akkor erre is megfelelő cselekvési sorrend létezik. („Terminál” alatt egy személyt értünk, aki kommunikációt küld, fogad vagy továbbít.)

Mindez egy gépházra, egy ügyvédi irodára vagy bármilyen szervezetre egyaránt igaz.

Egy gépházba üzemanyag áramlik be, és mozgássá alakul, ami kiáramlik. Valaki működteti a gépeket. Valaki javítja a gépeket. Ezt mind elvégezheti egy személy, de amint emelkedik a munka mennyisége, meg kell terveznie a tevékenységeket, osztályoznia kell őket, és rátenni egy szervezési táblára, amit az ottani emberek ismernek, és amihez tartják magukat, máskülönben a hely nem fog jól működni.

Ez úgy történik, hogy a működtetést és a javítást két külön tennivalóra bontják, két tevékenységet létrehozva egyazon szervezési táblán.

A főgépész tartja mozgásban az áramlásokat, és gondoskodik arról, hogy a terminálok elvégezzék a munkájukat.

Egy ügyvédi irodában másfajta tevékenységek jelentik az áramlást.

A fenti egy áramlási minta lenne, lehetőleg különböző személyekkel (különböző szaktudással) minden ponton.

Vagy rendelkezhetnénk egyfajta mozdulatlan szervezési táblával.

De ha ezt tennénk, a mozgást függőleges irányban kellene kialakítanunk ahhoz, hogy áramlás történjen.

Azok a szervezési táblák, amelyek csak terminálokat adnak meg, általában nem áramoltatnak.

Az elmúlt évek tipikus katonai szervezési táblája ilyen volt:

Amikor sokkal több emberük lett, áramlási táblát kellett kidolgozniuk.

Tehát úgy szervezünk, hogy:

1. Felmérjük a részecsketípusokat.

2. Mindegyikre kidolgozzuk a kívánt változtatásokat, hogy termék legyen belőlük.

3. Posztra helyezzük a terminálokat, akik végrehajtják a változtatásokat, a változtatások sorrendjét követve.

A szervezési táblának magában kell foglalnia a típusok felismerését is az 1. pontban. Ez a típusokat a terminálokhoz irányítja, akik megváltoztatják őket, és egy további állomáshoz, amely termékként kiirányítja azokat.

Ahhoz, hogy egy szervezési tábla praktikus legyen, gondoskodnia kell az anyagok beszerzéséről, a termék eladásáról, arról, hogy az akcióciklusért fizessenek, valamint a dolog felügyeletéről.

Egy vállalatnak különféle tevékenységei vannak.

Lényegében kis szervezési táblák összessége, amelyek kombinálva egy nagy szervezési táblaként működnek együtt.

A tanfolyamnak ez a része tartalmazza azokat az alapelveket, amelyeket önnek ismernie kell ahhoz, hogy bármit megszervezzen.

Bármilyen tevékenység megtervezéséhez képesnek kell lennünk elképzelni annak áramlási sorrendjét és az egyes pontoknál történő változtatásokat. Képesnek kell lennünk látni, hogy a részecske (papír, ember, pénz) hol érkezik be, és hol hagyja el a szervezetet.

Képesnek kell lennünk észrevenni bármely olyan pontot, ahol az meg fog akadni, kijavítani az áramlás azon részét, illetve kezelni azt.

Egy helyes szervezési tábla olyan áramlások állandó kombinációja, amelyek nem ütköznek egymással, és amelyek belépnek, keresztülmennek a kívánt átalakuláson, és termékként távoznak.