Ahhoz, hogy ön kivizsgálást végezzen, létfontosságú, hogy kiválóan értse a logikát, valamint jól felfogja az outpontok és a pluszpontok típusait. Erre alapozva az a két általános lépés, amit meg kell tennünk ahhoz, hogy „rájöjjünk, mi is történik valójában”, a következő:
1. elemezni az adatokat,
2. az így elemzett adatokat felhasználva elemezni a szituációt.
Az adatok szó úgy határozható meg, mint olyan tények, grafikonok, állítások, döntések, cselekvések vagy leírások, amelyek feltehetően igazak. A szituáció úgy határozható meg, mint az átfogó, általános helyzet, amellyel kapcsolatban létezik egy aktuális adathalmaz.
Az adatok elemzésének az a módja, hogy összevetjük az outpontokkal, és megnézzük, hogy szerepel-e valamelyikük ezekben az adatokban.
A szituáció elemzésének az a módja, hogy a fentebb elemzett minden egyes adatot hozzárendeljük a szituáció kisebb területeihez.
Ezzel megkapjuk a legnagyobb hibák és szervezetlenségek helyeit, és megkapjuk a legnagyobb hatékonyságú területeket is.
Példa: Baj van az üdítőitalok egységében. Az egységben három ember van. Az egész területen végzett adatelemzésből számos outpontot kapunk. Ezután hozzárendeljük ezeket az egységben dolgozó A-hoz, B-hez és C-hez, és úgy találjuk, hogy B-nek volt a legtöbb outpontja. Ez azt mutatja, hogy B-vel van gond az üdítőitalok egységében. B-t különböző módokon kezelhetjük, például a feladatkörére való képzéssel vagy a munkahelyén való időben történő megjelenéssel kapcsolatban stb. Vegyük észre, hogy elemeztük a fő terület adatait, és kijelöltük azokat a terület kisebb részeihez, ezek után volt egy kielemzett szituációnk, és ezt tudtuk kezelni.
Példa: Elemezzük az összes rendelkezésre álló adatot a Bingó autógyárral kapcsolatban. Az így kielemzett adatokat hozzárendeljük mint kint levőket (outpontokat) a Bingó autógyár minden egyes tevékenységéhez. Így hajszálpontosan meghatározhatjuk, melyik tevékenység van a legrosszabb állapotban. Ezután többféleképpen kezeljük ezt a tevékenységet, főleg úgy, hogy megszervezzük azt, és képzésben részesítjük az ügyvezetőit és a személyzetét.
Több variáció létezik.
AZ ÖSSZES RENDELKEZÉSÜNKRE ÁLLÓ ADAT ELEMZÉSÉVEL, VALAMINT AZZAL, HOGY AZ OUTPONT-ADATOKAT HOZZÁRENDELJÜK AZ EGYES TERÜLETEKHEZ ÉS RÉSZEKHEZ, MEGKAPJUK A SZITUÁCIÓ ELEMZÉSÉT. A LEGTÖBB OUTPONTTAL BÍRÓ TERÜLET A KORREKCIÓ CÉLPONTJA.
Egy általános szituációval szembekerülve, ha azt kezelni akarjuk, természetesen beleütközünk abba a problémába, hogy ha kezelni akarjuk a bajt, akkor előbb meg kell találnunk, mi a baj.
Ezt úgy csináljuk, hogy osztályozzuk az összes adatot az outpontok (
Az ekkor rendelkezésünkre álló outpontokat besoroljuk a helyzet fő területeihez. A többségük egyetlen területen fog megjelenni. Ez a szituációelemzés.
Most már tudjuk, hogy melyik területet kell kezelni.
Példa: Hetven adatunk van az átfogó helyzettel kapcsolatban. Ezek közül huszonegyet irracionálisnak találunk (outpontok). A huszonegy outpontot beillesztjük azokra a területekre, ahonnan erednek, vagy amelyre vonatkoznak. Tizenhat a G területről származik. Kezeljük a G területet.
Tapasztalat
Egy ilyen gyakorlat figyelemre méltó része, hogy egy egynapos időszak adatainak adatelemzése felér 3 hónapnyi működési tapasztalattal.
Így az adat- és szituációelemzés azonnali eredményt hoz, míg a tapasztalás egy csomó időt venne igénybe.
Az adatelemzés minősége azon múlik, hogy tudjuk-e, milyen az ideális szervezet, és hogy a tevékenység milyen célon alapul. Ez azt jelenti, hogy tudnunk kell, hogy egy ésszerű vagy logikus nézőpontból nézve milyen tevékenységeinek kellene lennie.
Egy órától elvárjuk, hogy járjon, és mutassa az időt, praktikus kivitelezésű és kellemes kinézetű legyen. Egy óragyártól azt várjuk, hogy órákat készítsen. Elég olcsón elegendő olyan órát kell gyártania, amelyek elég jók ahhoz, hogy legyen kereslet irántuk, és elegendő pénzért el kell adnia ahhoz, hogy a hely fizetőképes maradjon. Nyersanyagot fogyaszt, megjavítja vagy lecseréli az eszközeit és a berendezéseit. Munkásokat és ügyvezetőket vesz fel. Kiszolgáló cégei és kereskedői vannak. Erre gondolunk, amikor az óragyár és az óragyárhoz tartozó szervezet ideális vagy
Ezek az ésszerű pontok.
Az óragyárra vonatkozó tényleges, aktuális, jelen adathalmazban megtaláljuk az outpontokat az adatelemzéshez.
Aztán szituációelemzésként az egészhez hozzárendeljük az outpontokat.
Majd használjuk az admin
És kapunk egy működő óragyárat, amelynek működése jobban megfelel az ideálisnak.
A katonai, politikai és PR-szituációkat stb. mind ugyanezen a módon kezeljük.
Ezt a két lépést így nevezzük:
ADATELEMZÉS
SZITUÁCIÓELEMZÉS
elméleten (olyan elképzelés, amellyel megmagyaráznak valamit) vagy elméleteken alapuló vagy azzal kapcsolatos, ellentétben a gyakorlati alkalmazással.
az a gyakorlati képesség, illetve annak az ismerete, hogy hogyan csináljunk valamit jól.